就活生は要チェック!面接辞退メールの書き方を件名から徹底解説

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面接を辞退するとき、キャンセルの連絡は必ずしなくてはなりません。無断でキャンセルするのは社会人として失格ですし、最悪の場合は会社から学校に抗議の電話があるかもしれません。そのようなトラブルを防ぐためにも、面接辞退の連絡はきっちりと行うようにしましょう。ここでは、面接を辞退するときのメールの送り方について解説を行います。そもそも、面接辞退はメールで問題ないのか、件名の書き方はどうするかなど、基本的なことから説明しますのでぜひ参考にしてみてください。

電話や手紙は不要?面接辞退はメールでOK

面接を辞退する手段はメールがもっとも無難です。電話するのもいいでしょうが、採用担当者も選考期間中は多忙なため、一日中電話に出られない場合もあります。また、お詫びの意味を込めて手紙で辞退する人も時々いますが、そこまでする必要性はあまりないです。就活においてメールで選考を辞退するのは珍しいことではないので、非常識とは思われないでしょう。ただし、メールマナーには十分に気をつけてください。メールでの文面や送る時間には注意しなければなりません。メールを送信するタイミングは、会社の営業時間内に送るのが望ましいです。どうしてもそれが難しいようであれば、メールの冒頭に「夜分遅く申し訳ありません」と一言添えるようにしましょう。

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これでばっちり!面接辞退メールの書き方について

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面接メールの書き方でまず大事になってくるのが件名です。件名を見てぱっと内容がわからないものはNGといえます。「面接辞退のご連絡」といったようなストレートな表現を心がけましょう。それに加えて、件名の時点で自分の大学名と名前を入れておくと、より相手に伝わりやすくなります。メールの冒頭では名前をまず名乗り、挨拶から入りましょう。次に、面接を辞退する旨を簡潔かつ丁寧な文章で記載します。「貴重なお時間を頂いたにも関わらず申し訳ありません」といった内容で、相手の労に報いられないことをお詫びしましょう。辞退理由についてはにごしても問題ありません。メールでの謝罪になった点を謝っておくと、より誠意が感じられる文面になります。最後の一文は相手の会社の発展を願う定型句で締めるのがいいでしょう。

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面接辞退メールを出す際の注意点とは

面接辞退メールを出す際にはいくつか注意点があります。面接辞退の意思をメールの前半でしっかり伝えるようにしましょう。辞退にいたる理由などを長々と書くのはあまり好ましくありません。遠回しな表現はできるだけ避けてください。また、面接を辞退することが決まった時点で、なるべく早く連絡するのも大事です。辞退すれば採用枠が一つ増えるので、企業は再度募集をかける可能性が高いです。企業にかける迷惑を少しでも減らすためにも、連絡はできるだけ早くしてください。基本的に面接辞退はメールで十分ですが、さらに丁寧な対応が必要と感じたらメールの後に電話もかけるといいでしょう。たとえば、最終面接まで進むなど選考が大詰めまできてしまったときなどは、メールに加え電話での対応も検討してみてください。

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レアケース?面接辞退の理由を聞かれたときの対処法

面接を辞退する理由を自ら説明する必要はありません。しかし、企業側から問われるというケースはまれにあります。その際の返信の仕方ですが、無難な返答でOKです。「他社に内定をもらったので」「一身上の都合で」など、一般的な理由で対応してください。企業名を聞かれた場合も、「〇〇関連の会社です」といった伝え方で十分です。就活では辞退の理由を正直に話す義務はないので、無理に相手を納得させなくても大丈夫です。なかには、「正直な理由を相手に伝えたい!」と考える人もいるかもしれませんが、あまりおすすめはできません。こちらは誠意を込めたつもりでも、正直に話すことで逆に相手を怒らせたり、不愉快な思いをさせたりする可能性はゼロではないのです。無用なトラブルを避ける意味でも、無難な返答が安心といえるでしょう。

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面接辞退はメールで!マナーはしっかり押さえておこう

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面接を辞退する機会は就活を続けていれば何度かおとずれるでしょう。辞退の方法はメールでOKですので、件名の書き方やマナーなどをしっかりと身に付けておきましょう。連絡は迅速に行い、誠意ある態度を忘れないことが大切です。

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