就活で面接に参加するときのメールマナーとは?件名についても解説!

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企業からのメールに返信しなかったり、不適切な内容のメールを送ったりした場合、それが原因で不採用になる恐れがあります。「メールは無理に返信しなくてもいい」という価値観の人もいますが、就活の場でそれはマナー違反です。「報告・連絡・相談」は社会人の基本中の基本なので、メールをもらったら必ず返信しましょう。もちろん、顔文字やタメ語の使用はNGです。拙い文章でもいいので、礼儀正しく丁寧なメールを送ることが大切です。

件名は変えなくてOK!変える場合は具体的な用件がわかるように

企業から来たメールに返信する場合、件名は変えなくてもいいでしょう。頭に「Re:」が付きますが、基本的には消さなくても大丈夫です。ただ何度もメールのやり取りをしていると、「Re:」が膨大な数になってしまうことがあります。あまり多すぎると見栄えが悪いので、必要に応じて削除しましょう。もし件名を変えたい場合は、「面接の日程について承知いたしました」というように、メールの大まかな内容がわかる件名を入力します。「面接の日程について」という件名だと具体的な用件がわからないので、あまり好ましくありません。メールの相手が件名を見ただけで用件を把握できるようにするのがポイントです。

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メール本文の書き方は?

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採用担当者など個人にメールを送る場合、まず1行目に「田中株式会社」と企業名を入力し、改行して2行目に「山田様」と受取人の名前を記載します。できるだけフルネームを入力したほうが丁寧ですが、下の名前がわからない場合は苗字だけでかまいません。部署名が明らかな場合は、会社名のあとにスペースを入れ、部署名も入力します。また、個人ではなく企業や部署あてにメールを送ることもあるでしょう。その場合、「○○会社御中」または「○○会社総務部御中」と書けばOKです。「様」は間違いなので、気を付けましょう。ただし、これはあて名のルールです。文章の中で企業名を書く場合は「様」を付けます。文章は「お世話になります」という挨拶から始めます。手紙だと時候の挨拶が必要ですが、メールでは不要です。挨拶の次は名前を名乗り、学生の場合は学校名も名乗ってから本題に入りましょう。先方がすでに面接の日程を決めている場合は、承知した旨を述べます。先方からのメールのなかで面接の日程候補をいくつか挙げられた場合は、その中から都合の良い日程を選びます。候補が提示されておらず、こちらから日程の希望を出す場合は、3つほど候補を挙げましょう。時間は午前と午後のどちらなのか、はっきりとわかる書き方をするのが大切です。いずれの場合でも、企業が自分のために日程を調整してくれることへのお礼も一緒に述べると、礼儀正しい印象になります。

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面接の日程を変更をしたい場合の書き方は?

企業の提示した日程はどうしても都合が合わず、参加できないということもあるでしょう。そのようなときには、返信メールで日程の変更をお願いします。その際、理由や謝罪の言葉も一緒に述べます。冠婚葬祭や学業など正当な理由がある場合には、正直にそのまま伝えて大丈夫です。正直に言わないほうがいいのは、ほかの企業の面接や説明会に参加する日程と被っている場合です。その場合は「あいにく都合が悪く」というようにぼかしましょう。それから、先述の通り日程を変更する場合はこちらから3つほど参加できる候補日を提示するのがベストです。自分からは候補を挙げづらいと思うかもしれませんが、企業から再び提示してもらった日程がまたもや都合の悪い日程だった場合、日程を調整するのにさらに時間がかかってしまいます。自分から日程を提示するのは、スムーズに日程を調整するためには大切なことなのです。

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メールの最後はどう締める?

就活でのメールは友達とのメールとは違い、用件を書いたら終わりというわけではありません。良い印象を残すには、締めの文も非常に大切です。と言っても、難しいことを書く必要はありません。「何卒よろしくお願い致します」「当日お会いできることを楽しみにしております」など、シンプルな挨拶文で大丈夫です。そして、メールの最後には、氏名・電話番号・Eメールアドレスといった情報を記載します。学生の場合は、氏名の前に学校名・学部名・学科名も記載しておきましょう。これは署名と呼ばれるもので、就活やビジネスにおけるメールでは必ず記載するのがマナーです。署名の上下は記号で囲いましょう。記号は基本的に何でもかまいませんが、機種依存文字は避けたほうがいいです。

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マナーの良いメールで印象アップ!面接対策もしっかりと

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ここでは、企業へ送るメールのマナーについて解説しました。マナーを守ったメールを送ることで、企業からの印象はグンと良くなるでしょう。もちろん、メールだけでは採用されません。企業研究や面接対策もしっかり行うことで、就活がスムーズに進みやすくなるでしょう。

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