就活の面接に当日キャンセルする場合の方法は、メールでOK?

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就活を進めていく中で、企業の面接を辞退することを考えることもあるでしょう。就活終盤になってくると、企業側でも面接辞退の連絡を受けることは珍しくなくなってきます。しかし、当日になって突然やむを得ない事情でドタキャンを考える場合は、配慮が必要になってきます。きちんと連絡しなければ、いつまでも面接官を待たせてしまうことになります。
この記事では、当日キャンセルの場合でもマナーを守った辞退ができるようにするにはどうするべきかを解説します。

当日のドタキャンは、避けられるのなら避ける

就活の面接に向けて、企業側も費用と時間を割いて準備をしています。当日のキャンセルは、先方にかなり迷惑をかけることになります。就職しないと決意した会社でも社会人になってから仕事で関わりをもつ可能性もありますし、極力マイナス印象を持たれないようにしたいですよね。当日のキャンセルは、基本的にしないことが大前提です。キャンセルする場合は1日でも早く伝えるようにしましょう。それでもやむを得ない事情がある場合は、必ず、マナーを守った辞退の仕方に気をつけましょう。無断欠席は言語道断です。

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面接当日のキャンセルは、必ず「電話」で伝えよう

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当日の面接キャンセルは、メールでいいのでしょうか。答えはNOです。それまでの連絡を全てメールでしていた場合でも、必ず電話で連絡をしましょう。メールの場合は担当者が見ていなかったり、迷惑メールに振り分けられて届いていなかったりする場合もあります。企業側は連絡がなければ、時間が過ぎてもあなたが面接に来るのを待っています。怒られるかもと不安になるかもしれませんが、実際のところ当日の面接キャンセルはたくさんあります。心配せずにすぐに電話で伝えましょう。就活生の中には、残念ながら無断で面接を欠席する人がたくさんいます。自分の行動にしっかり責任を持つためにも、必ず電話で連絡をしましょう。

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キャンセルの理由は「一身上の都合」でも問題はない

企業側は面接の準備を整えていたので、面接キャンセルの電話をすると、理由を聞かれる可能性があります。
面接キャンセルの理由は、「一身上の都合」と答えても問題はありません。担当者から詳細の説明を求められた時は「本命企業の内定が出たから」「体調を崩してしまったから」など、誠意をもって詳細まで答えるのがよいでしょう。嘘をつくのは絶対にやめましょう。
いずれにしても、当日キャンセルが企業側の時間と労力を奪って、迷惑をかけていることは間違いありません。お詫びの気持ちは、誠意をもって重々伝えましょう。

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電話で担当者に直接伝えられなかったら、後追いでメールしましょう

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電話で担当者に繋がらなかった場合は、伝言を頼み、面接辞退を伝えてもらいましょう。その場合は、伝言をお願いした社員の名前を正しく控えて起きましょう。伝言を頼んだら、担当者に面接辞退を伝える内容のメールを送りましょう。先方のミスで伝言が伝わらなかった時のトラブルを未然に防ぐことが大切です。メールを送る場合も、ビジネスマナーを守った形式のメールを作成する必要があります。件名には「選考辞退のお願い・大学名・氏名」を書き、本文には「会社名・採用担当者の名前・面接の予定日と時間・大学/学部名・氏名」を分かりやすく書きましょう。その後、選考辞退の文章に入ります。電話で辞退を伝えた旨と、伝言を頼んだ社員の名前も記載しておくとよいでしょう。

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面接キャンセルで重要なのは「とにかく早く先方に伝えること」

就活の面接キャンセルにおいて最も大切なことは、「先方に早く伝えること」そして「マナーを守ること」です。当日のキャンセルは必ず電話で行い、謝罪の気持ちを誠心誠意伝えましょう。マナーを守って辞退すれば、先方のマイナス印象を極力軽減することができるでしょう。
さらに、後追いで辞退と謝罪の手紙を送ることで、さらに丁寧さを伝えることもできます。何を書くべきか悩む時は、失礼のないように例文などを確認してから作成するのがオススメです。

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