説明会の参加案内が来たら返信するべき?

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就活が始まると、さまざまな企業の説明会に参加します。企業から説明会が行われることをお知らせするメールも届くようになります。このようなメールが届いた場合、返信をするべきなのだろうかと悩む人が多いのではないでしょうか。おそらく、とてもたくさんの学生が申し込みをしているはずだし、返信をしなくても良いのだろうかという考えもよぎりますよね。また、返信をするにしても、どのような文章でメールの文面を作成すればいいのかというのも難しいところです。そこで、企業とのメールのやり取りについてお伝えします。

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ビジネスメールのマナーを押さえておこう

家族や友人とのメールと企業相手のメールは勝手が違うので戸惑ってしまいがちですが、まずはビジネスメールのマナーを押さえておきましょう。ビジネスメールでは、届いたメールに対して24時間以内に返信をすること、件名を必ず記載すること、誤字脱字がないかをしっかりチェックすることが基本となります。件名は、件名を見ただけでどんな内容なのか分かるように付けます。というのも、受信した側にとっては、仕事で使っているメールアドレスにはたくさんにメールが届くため、受信トレイを確認しただけでそれがどんなメールなのかが分かれば、優先順位を付けてメールを処理することができるためです。また、メールの最後には自分の名前やメールアドレス、電話番号などが入った署名を入れることも基本です。

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会社説明会のメールにも参加の意思表示は大事

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会社説明会のメールが来たときも、向こうは一斉送信しているだろうなどと考えずに、参加しますということを記したメールを送りましょう。届いたメールに対して返事を送らないということは、社会人として絶対にしてはいけないことです。どんな些細な内容でも返信をすることで「メールが届きました、読みました」ということを伝えることができます。会社説明会のメールについても、お知らせしてくれたことに関する感謝の言葉と、参加するということ、そして今後のお付き合いをお願いする言葉を添えたメールを返信します。

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メールはどんな文面を書けば良い?

メールに書かなくてはいけない内容については理解しても、ビジネスメールを送ったことがないと、どんな文章でどのように書けばよいのか分からず、パソコンを前にして途方に暮れてしまう人もいるかもしれません。

例として、以下のような文章でメールを作成します。

件名:説明会のご連絡のお礼 学校名 名前

A社人事部ご担当者様

お世話になっております。

B大学C学部の何々と申します。

このたびは会社説明会のご連絡をいただき、

誠にありがとうございました。

御社の事業には大変興味を抱いておりましたので、

ぜひ参加させていただきます。

当日は必要書類を用意のうえ、Dホール(会場名など)へお伺いします。

何卒、よろしくお願いいたします。

A大学B学部名前フルネーム

メールは適当なところで改行し、1行が長くなりすぎないようにします。

また、先方はたくさんのメールを処理しているため、読むのに時間がかからないように短い文章でまとめましょう。

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メールを送信するタイミングにも気を配ろう

説明会に参加の意思表示をするメールを作成し終わっても、すぐに送信してはいけません。メールは基本的にいつ送ってもよく、相手も都合が良い時間に読めばよいものだと考えられていますが、ビジネスメールでは相手のことを思いやる心配りも求められます。早朝や深夜などの営業時間外や、たとえ営業時間内であっても、始業直後や終業直前などの慌ただしい時間にメールを送るのは避けたほうが良いでしょう。説明会参加のメールは、先方にとって急を要する内容ではありません。朝礼前などでバタバタしている時間や、就業前でもうパソコンを終了しようとしているときにメールが届くと、余計に気を遣わせてしまうことになりかねません。そのため、営業時間内で、かつ始業開始時間や終了時間前後を避けて送信するのがベストです。

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説明会案内のメールにも参加希望の返信をきちんと送ろう

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説明会をお知らせするメールが届いたら、ビジネスメールの基本を守ってきちんと返信しましょう。メールは24時間以内に、見ただけで内容が分かる件名をつけて、誤字脱字に注意したうえで送信します。送信する時間帯も、営業時間内に届くように心がけましょう。最初はビジネスメールの書き方が難しいと感じるかもしれませんが、社会人になれば必ず必要となります。今から少しずつ練習していきましょう。

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