説明会に出席できなくなった!断る際にはどんなメールを送ればよい?

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就職を希望する人が企業の事業内容や理念を知る機会を持つことができるのが説明会です。説明会には複数の企業が集まって行う合同説明会と企業が個別に行う単独説明会とがあります。どちらも興味のある企業を知る大切なイベントですが、特に単独説明会はその後の選考に影響を与えることもあるため、できる限り参加することが望ましいとされています。しかし、体調不良などにより出席を予定していた説明会への参加を断らなければいけないという場合もあるでしょう。そこで、説明会への出席をメールで断る際の注意点についてご紹介します。

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説明会の参加を断る場合には連絡は必要?連絡はメールでもよい?

一般的に企業が単独で行う会社説明会に参加する場合、事前に予約をすることが必要です。予約を受けることで企業は出席者を把握しています。このため、体調不良などを理由にどうしても参加することができなくなってしまった場合には、必ず欠席となる旨を企業に連絡しておかなければいけません。無断で欠席をすることはマナー違反です。

予約を取り消す場合、就活サイトなどを通してオンライン上で予約しているなら同じページからキャンセルできることが一般的です。ただし、前日までの手続きが必要である場合もあるため注意しましょう。それ以外の方法で予約をしていた場合には、メールを使って欠席することを連絡します。電話で伝えることも可能ですが、メールで送ったほうが連絡した事実がデータとして残るため、トラブルになりにくい方法となります。ただし、サイトを通して予約しているのに、謝罪の文言を入れたうえで伝えることができるからと、さらにメールで連絡したり、丁寧さを感じさせるからと電話で伝えたりすることは避けましょう。企業側に余計な手間をかけてしまうことになってしまいます。

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断りのメールを送るタイミングとは?

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説明会への断りのメールは出席することができないとわかった時点で送ることがベストです。説明会当日ぎりぎりになるほど企業に迷惑をかけてしまいます。

また、メールで欠席の連絡をしていい期限は前日までです。説明会当日には企業の担当者が欠席することの確認ができているという状態になるように、余裕を持った連絡をすることが大切です。どうしてもぎりぎりになってしまった場合には、遅くても説明会前日の企業の営業時間内には連絡しておきましょう。前日の夜遅くにメールを送っても、担当者が確認できない場合があります。

しかし、やむを得ず当日の連絡となってしまう場合もあるかもしれません。そのような場合、メールではなく電話で欠席の旨を伝えます。緊急の場合には確認してもらえるか不確かなメールに比べて、直接話す電話のほうが確実に伝えることができるからです。説明会の準備で忙しい当日に電話をする際には、できる限り時間を取らせないように必要な要件を端的に伝えられるよう前もって準備しておくとよいでしょう。

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何を書けばよい?メールに記載しなければならない内容とは

就職活動において企業に送るメールは、常に丁寧且つ端的であることがベストです。会社説明会の欠席を伝えるメールを送る場合にも長々としたメールを送ることは避けましょう。断りのメールで必ず記載しておくべき内容は自分の情報、説明会に予約していることと予約をキャンセルしたい旨、断る理由、お詫びの言葉の4点です。この4つの内容に、相手の会社名や部署名、担当者名といった宛先や結びの言葉、署名を加えてメールを作成します。

自分の情報には大学名、学部や学科名、名前を入れましょう。説明会の予約についての記載には何月何日に参加予定であったかも付け加えます。断る理由には体調不良といった角が立ちにくい内容の場合には正直に書いてしまっても良いでしょう。試験が入ったなど学業を優先にすることを理由は比較的印象が悪くなりにくくなります。どうしてもはっきりと理由を伝えられない場合には「諸般の事情により」とあいまいにして書く方法もあります。

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ここに注意!メール作成時の注意点

就職活動シーズンは特に採用担当者は忙しくなる時期です。少しでも忙しい時期の負担を減らすための気遣いとして、件名は一目でメールの内容が分かるようにしておきます。企業が開催する説明会は1回とは限りませんので「◯月◯日開催予定の説明会キャンセルのお願い」といったように開催日も必ず入れるようにしましょう。さらにわかりやすくするために件名の最後に大学名と自分の名前を添えるのもおすすめです。

また、お詫びの言葉のあとには、今回の説明会は欠席となるものの企業への就職志望の気持ちに変わりはないことをアピールしておくことも大切です。別の日程で再度説明会が開催された際には、ぜひ参加したいという意欲の強さをしっかりと伝えておくとよいでしょう。

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説明会のキャンセルメールは迅速に!端的に!丁寧に!

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予約していた説明会への出席を断るメールを企業に送る場合には、欠席が分かった時点ですぐに連絡しておくことが大切です。また、お詫びのメールだからと長々とした文章で伝えずに必要な内容を端的に盛り込み、丁寧な言葉で伝えるようにしましょう。無断で欠席することは絶対に避けるようにしましょう。

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