インターンシップのお礼状の送り先はどこ?

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インターンシップに行ったあとは、お礼状を送るのが一般的です。日常業務の時間を割いてまで仕事を教えてくれた担当者に対する感謝の気持ちを伝えるのはもちろんですが、将来就職するかもしれない企業にお礼状を送ることによって、採用担当者の印象に残り、面接時などに有利になる可能性もあります。しかし、せっかくお礼状を送ってもマナーを守っていなければ逆効果になるかもしれません。そもそもインターンシップのお礼状は誰に送ればよいのでしょうか。

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お礼状の送り先はインターンシップの窓口?仕事を教えてくれた担当者?

インターンシップのお礼状を書こうと思ったときに、インターンシップの窓口である人事部と実際に仕事を教えてくれた担当者のどちらを送り先にすればよいのか迷う人も多いのではないでしょうか。結論から言うと、送り先は窓口になってくれた人事部にすると良いでしょう。なかには、お世話になったからと言って社長や専務などの個人名をツラツラと書いたほうが良いと思っている人もいますが、それはNGです。また、それぞれに1通ずつ出す必要もありません。お礼状の送り先はインターンシップの受け入れの窓口となってもらった人事部にしておき、仕事を教えてもらった担当者や期間中に特別お世話になった役員などがいたら、文中でそのことに触れるようにしましょう。

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お礼状は手書きが無難。送るのはインターンシップ終了後3日以内に!

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お礼状はインターンシップ終了後すぐに出すのが鉄則です。基本的にはインターンシップ期間終了後3日以内に送付すると覚えておきましょう。遅くなればなるほど、こちらの感謝の気持ちやその会社に対する熱意といったものが伝わりにくくなります。また、採用担当者の印象にも残りにくくなるので、せっかくインターンシップを経験したアドバンテージが薄れてしまうかもしれません。もし3日以上遅れてお礼状を出す場合は、遅くなったことを詫びる言葉を一言添えて送りましょう。3日以上遅れたからといって、お礼状を出さないでいると、翌年のインターンシップ受け入れに響くかもしれません。後輩に迷惑を掛けないためにも送るようにしましょう。

また、お礼状を書くときは手書きが基本です。Eメールで受け付ける会社もありますが、どちらが良いか分からないのであれば手書きをしておくほうが無難でしょう。

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お礼状を手書きするときに用意するもの

お礼状を手書きする場合は、B5サイズの便箋・白無地の和封筒・黒色のボールペンを用紙しなくてはなりません。ただし、注意事項がいくつかあります。

便箋の書き方の向きについては縦書きのほうが無難です。横書きの便箋はどちらかというと、立場が同等な人間や自分よりも年齢が若い人に向けて使用されることが多いので、採用先の人事部長など自分よりも立場や年齢が上の人へ出すときは縦書きを使用すると良いといわれています。また、和封筒については二重になっているしっかりとしたものを選びましょう。100円ショップで売っているものよりは、本屋などで売っている少し値段の高いものを使用するほうが無難です。ボールペンについては、万年筆でも問題ありません。また、インクの色は青でも良いケースもありますが、基本的には黒を使うようにしましょう。

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お礼状の構成について

お礼状は基本的に「冒頭の挨拶」「インターンシップで得た経験」「結び」といった構成になっています。「冒頭の挨拶」では、まず受け入れてくれた企業へのお礼の言葉を書いてください。また、お世話になった人が複数いるケースでは、具体名を出してお世話になった事柄を思い出しながら記載すると良いでしょう。「インターンシップで得た経験」は自分の実体験を基にして書きます。ただし、その経験によってどのような部分が成長したか、また将来に向けてどのように活かしていきたいかまで記入するようにしましょう。最後に「結び」として、「受け入れてくれた企業の発展を祈る」というような文言で締めます。

ほかにも、文末に日付や署名を記入しますが、省略せずに正式名称で書くよう注意してください。たとえば、学部や学科などを省略する人がいますが、最後まできちんと書くようにしましょう。

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お礼状の送り先は窓口となってくれた部署へ

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インターンシップのお礼状は受け入れてくれた企業の窓口となってくれた部署に送るようにしましょう。お世話になった人がたくさんいたからといって、複数に分けて送ったのではかえって迷惑がかかることがあります。しっかりとマナーを守って、受け入れてくれた企業の好感度を上げるようにしましょう。

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