説明会に出席できなくなった!欠席の電話は必要?その方法とは?

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就職先を決めるためには、効率的な就活をする必要があります。あらゆる方面にアンテナを張り巡らして、有益な情報を収集することも大事ではないでしょうか。説明会への出席もそのひとつ。事情が許す限りいろいろな場所へ足を運ぶことが大切です。しかし、予定していた説明会に出席できなくなるかもしれません。そんなときは欠席の電話は必要でしょうか。また、どのような方法が望ましいのでしょうか。ここでは、説明会に欠席するときの連絡に関するお役立ち情報をまとめました。

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説明会の出席に予約は要るの?

まず、説明会には複数の企業が集まる「合同説明会」と、ひとつの企業が単独で行う「単独説明会」があることを知っておきましょう。例えば、合同説明会に出席することで、より多くの企業を身近に感じられます。会場内に設置されたブースを回れるため、これまで知らなかった企業との出会いがあるかもしれません。一方、お目当ての企業の詳細を知るためには単独説明会への出席がおすすめです。こちらの説明会では、時間が長めに設定されていることも特徴のひとつです。なお、就職先の選択肢を広げるためには、どちらか一方だけではなく、バランス良く出席することが理想的です。説明会に出席するとき「予約」が必要かどうかも気になるところです。合同説明会の場合は事前予約不要が一般的です。それに対して、単独説明会への出席には事前予約が必要になります。

欠席の連絡が必要な理由とは?

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ここからは、企業が単独で行っている説明会についてお話していきます。こちらの説明会への出席には事前予約が必要なため、説明会へ出席できなくなったときはきちんと連絡を入れましょう。これは社会人としての当然のマナーです。どのような事情であれ、無断欠席は良くありません。無断欠席することで自分の信用を無くするだけでなく、学校の後輩の就活に悪影響を及ぼす可能性もでてきます。説明会に出席できない状況を変えることは難しいですが、その旨を企業担当者に伝える必要があるのです。説明会を開くために、企業では資料や席の準備をして待っています。自分が欠席することで、企業側の労力を台無しにすることを知っておきましょう。企業に対するお詫びの気持ちを形にするためにも欠席連絡は不可欠なのです。

欠席の連絡方法は状況によって異なる

企業とのやりとりにメールを使うことが多くなりました。そのため、説明会への欠席の連絡をメールで行うことも可能です。また、メールを使うことで証拠が残せるメリットもあります。ただし、メールを使うときは少しでも早めに連絡を入れることが大切です。説明会当日になってから出席できなくなった場合は、欠席連絡には電話を使いましょう。当日は担当者が忙しく動くため、メールの受信を担当者が確認できない場合が少なくないからです。ただし、電話を入れるタイミングも大事です。説明会開始時間の1時間~30分前には伝えるようにしましょう。そのとき、企業の営業時間を意識する必要があります。電話連絡するときは自分(学校名も)を名乗ったうえで担当者につないでもらいます。また、心を込めてお詫びするように心掛けましょう。

電話連絡するときのポイントとは?

説明会への欠席を連絡するときは、少なからず緊張します。そうならないためにも、電話のかけ方を確認しておくといいでしょう。担当者に電話がつながったら、改めて自分を名乗り、説明会に出席できなくなった旨をお話します。そのとき、出席できない理由が必要になります。ただし、企業に対して失礼のない言い方で伝えることが大切です。その企業に就職したい気持ちが薄らいだ場合でも、ストレートな表現は絶対に避けましょう。また、次回は出席したいなど説明会出席への意欲をアピールすることも大事です。なお、担当者に電話がつながったときの挨拶が大切ですが、締めの挨拶をするまで気を抜かないようにしましょう。相手が受話器を置くのを確認してから電話を切ることも大切なポイントです。

説明会当日の欠席は電話で

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企業が単独で行う説明会への出席は予約が必要になります。もし、説明会に出席できなくなったときは早めに連絡することがポイント。説明会当日の連絡には電話を使います。担当者には欠席理由を伝えたうえで、誠心誠意お詫びしましょう。

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