説明会を欠席したい!そんな時の疑問を解決!

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人生の大きな分岐点ともいえる就職活動。後悔のない選択をするために、さまざまな会社の説明会に参加したいという就活生は多いでしょう。しかし突然都合が合わなくなった、予定が重なってしまったなどの理由から、説明会を欠席することになるケースは珍しくありません。やむを得ず説明会を欠席するときは、きちんとマナーを守った行動を取ることが大切です。ここでは、説明会を欠席するときにどのような行動を取るべきか、注意点と方法について紹介します。

説明会を欠席したい!どのようなことに注意すべき?

予約をしている説明会には、基本的に出席することがベターです。しかし突然都合が悪くなってしまったり、体調を崩してしまったりという理由から、どうしても出席することが難しいというケースもあるでしょう。説明会への参加が難しい場合は、そう判断した段階ですぐに会社に連絡を入れておくことが大切です。参加者が欠席を決めるのは簡単なことです。しかし、会社は説明会のために必要な書類を用意したり、参加者の席を確保したりするなどのさまざまな準備を行っています。そのため、説明会が行われるギリギリになって連絡を入れると、会社側は予定が狂ってしまい混乱を招く原因になります。参加が難しくなった場合は、できるだけ早い段階で欠席の連絡を入れることが肝心です。

無断欠席はNG!早めに連絡を入れておこう

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説明会への参加が難しくなったときに、一番やってはいけない行動が「無断欠席」です。連絡をするのが面倒という理由で、無断欠席をしてしまう人もいるかもしれません。近年はパソコンやスマホから簡単に説明会の予約ができるようになり、とても便利になりました。しかしその反面、軽い気持ちで参加を決めて、後から面倒だから行かないという無責任な判断をする人も増えています。ネット上のやりとりはバーチャルな感覚になりがちですが、実際には多くの人が手間と時間をかけて、説明会の準備を行っています。自分本位な考えで参加や欠席を決めるのではなく、しっかりと責任を持って行動するように心がけましょう。また、どうしても説明会への参加が難しくなった場合は、時間に余裕を持って早めに担当者にメールを送っておくことがベターです。就活サイトを活用している場合は予約の取り消し機能や、メール機能を使ってキャンセル連絡を入れましょう。または、就活用のメールアドレスを使って、担当者に連絡を入れても問題ありません。

メールで連絡をするときのマナー

説明会の欠席をメールで連絡する場合には、「大学名・学部・氏名・欠席理由」の4つを、しっかり明記しておくことが重要です。特に大学名と氏名は必ず記載するようにしましょう。記載が漏れていると会社側は、誰が予約をキャンセルしたのか判断できずに困ってしまいます。欠席理由については、嘘をつかずに素直に伝えたほうが良いでしょう。もしも会社側に説明しづらい場合は「一身上の都合」など、理由を濁しても問題ありません。それから、参加する予定だった説明会の日時を記載しておくことも重要です。会社によっては、説明会を複数回開催するケースも珍しくありません。日時を記載しておくことで、いつ誰が欠席するのか会社側が把握しやすくなります。また、必ず欠席してしまうことへの謝罪を盛り込むことも肝心です。今後開催される説明会に参加したい場合には、「次回はぜひとも参加したい」と触れておくと良いかもしれません。

当日になってドタキャン!必ず電話で連絡を

当日になり、いきなり参加ができなくなったという場合には、必ず「電話」で担当者に連絡をしましょう。当日にメールで連絡をしても、担当者が気づかない場合があります。また、説明会の開催時刻ギリギリになってのドタキャンは、イメージが悪くなってしまう恐れがあります。できる限り早い段階で、連絡を入れておくことが肝心です。ベストは、会社の業務開始時刻でしょう。電話ではまず大学名や氏名を名乗り、担当者につなげてもらいます。そのときに口頭できちんと欠席する理由や、謝罪を伝えることが重要です。また、メールと同様に後日の説明会に参加したい場合は、その旨を伝えておくと良いでしょう。

説明会の欠席連絡はきちんとしておこう! ビジネスシーン

体調不良やスケジュールが合わないなど、説明会を欠席してしまうことは誰にでも起こり得るケースです。やむを得ず欠席をする場合は、必ず早い段階で担当者に連絡を入れましょう。このような就活マナーに自信がない場合は、ジョブコミットなどの就活サポートサービスを利用することも良い方法です。社会は時間やルールを守ることが常識の世界。きちんとしたマナーを身につけて、準備万端な状態で就職活動を行いましょう。


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