手紙の折り方や入れ方!意外と知らないインターンシップのお礼状マナー4選

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インターンシップ終了後、多くの学生がお礼状を出しますが、問題はきちんとマナーが守られているかです。そのくらい知っていて当然と思っているかもしれませんが、普段手紙を出し慣れていないとうっかり失礼にあたることをやってしまう可能性があります。そして、そのちょっとしたマナー違反が相手に悪い印象となって残ってしまわないとも限りません。そこで、宛名の書き方や手紙の入れ方など、意外に知らない人が多いお礼状に関するマナーについて説明していきます。

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便箋と封筒の選び方

まず、インターンシップのお礼状を送るならメールと手紙どちらが良いかという問題がありますが、この場合は手紙がおすすめです。インターンシップは数日以上という長い期間お世話になるため、メールでは軽すぎる印象を与えてしまうからです。また、お礼状は早く届いたほうが印象に残るものです。最低でも終了後3日以内に投函するのが良いでしょう。次に便箋の選び方ですが、ビジネスで使用するものは白無地が基本です。間違っても花柄やパステルカラーのものは使わないでください。筆記用具はボールペンか万年筆の二択です。インクの色はもちろん黒ですが、万年筆ならブルーブラックでもOKです。ちなみに、鉛筆やシャープペンシルで書くと常識を疑われるので絶対に避けてください。後は手紙を入れる封筒ですが、これは白無地の和封筒を選びましょう。

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お礼状の書き出しと締めに関するマナー

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お礼状の内容は人それぞれですが、書き出しと締めには決まったマナーがあるのでそこから逸脱しないように気をつけましょう。まず、誰に宛てた手紙かわかるように「○○株式会社人事部人事担当○○様」といった具合に宛名を書きます。それから、目上の人に対しては「拝啓」で始めるのが鉄則です。次に「○○の折候、益々ご清栄のこととお慶び申し上げます」と季節の挨拶を続けるのが基本的なマナーになります。○○の部分は1月であれば「新春の候」や「厳寒の候」、7月なら「初夏の候」「炎熱の候」などさまざまな選択肢があります。しかし、どれを使ったら良いか迷うようであれば、一年中使用可能な「時下益々ご清栄のこととお慶び申し上げます」を使うのもひとつの手です。それに対し、手紙の最後には改めてお礼を述べたうえで「貴社のご発展と皆様のますますのご活躍をお祈り申し上げます」の一文を入れ、「敬具」で締めるのがマナーです。その後に年号から始まる日付を入れ、自分の大学名、学部、学科、氏名などを署名します。

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宛先の書き方と敬称の問題

意外と迷うのは封筒の宛先の書き方です。これは担当者の氏名を知っているか否かによっても変わってきます。例えば、担当者の名前が明らかな場合は、「人事部人事担当○○一朗様」と書けばいいだけです。しかし、担当者の氏名が明らかではないケースでは「人事部人事担当御中」という具合に敬称は様ではなくて御中になります。ちなみに、御中とはその部署全体を表す敬称ではなく、その部署の誰かという意味です。したがって、「人事部人事担当御中○○一朗様」などという書き方は間違いです。さらに、担当者の役職がはっきりしている場合には「人事部人事担当部長○○一朗様」となります。「人事部人事担当○○一朗部長様」という具合に役職の下に様を付けるのは間違いなので気をつけましょう。

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便箋の折り方と封筒への入れ方

便箋の折り方や入れ方は簡単そうに見えて間違う人が少なくありません。折り方や入れ方などはどうでもいいように思うかもしれませんが、これにもマナーは存在します。まず便箋は表を向けて縦に置き、下から3分の1の部分を折り上げます。次に、上から3分の1の部分を折り下げ、手紙を三つ折りにします。そして、手紙の書き出しの部分が上になり、同時に、封筒の裏から見て右側になるように入れるのが正式な入れ方です。ちなみに、手書きのお礼状ならB5 の便箋を長形4号の封筒に入れるのが普通なのでその場合について説明しましたが、パソコンで作成したお礼状ではA4のOA用紙を長形40号の封筒に入れるケースもあります。この場合、用紙の折り方は四つ折りとなります。ただし、お礼状は直筆のほうが心に残りやすいため、できれば手書きで書くことをおすすめします。

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感謝の気持ちを伝えるためにも大切にしたいお礼状のマナー

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インターンシップのお礼状は感謝の気持ちをいかに形にするかが大事です。しかし、いくら手紙の内容が素晴らしくても基本的なマナーが守られていなければ、それも説得力を失ってしまいます。したがって、お礼状を出す際にはマナー違反がないかをチェックして、感謝の気持ちをしっかり伝えられるようにしましょう。

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