インターンシップのお礼状のルール!複数の宛名を書くのはアリ?

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一定期間、企業で実践を伴った体験入社ができるインターンシップでは、期間が終了するとお世話になった社員に感謝を伝えるのがマナーです。そして、より深く感謝を形に表したいなら、後日、お礼状を書くのもひとつの方法でしょう。しかし、感謝を伝えたい相手が複数いるとき、お礼状の宛名をどうするかは悩みどころです。ここでは、失礼のないようにお礼状を届けられるよう、宛名を書く際のルールについて詳しく解説していきましょう。

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お礼状では宛名を書くのが最低限のマナー

まず、大前提として「お礼状に宛名は書かない」という選択肢はありません。たとえば、複数の担当者がいて誰にお礼状を送ればいいのかわからないときでも、宛名を空欄にしないようにしましょう。理由としてはまず、手紙を誰に読んでほしいかはっきりさせるのはビジネスマナーに限らない常識だからです。宛名がなければ「誰が読んでもいい」と捉えられて、本当にお礼を言わなければいけない相手をないがしろにしてしまいます。また、宛名がないお礼状は誤送される確率も高くなります。会社までは問題なく配達されたとしても、社内でお礼状が迷子になり、担当者の手に渡らないまま紛失するリスクもあるので、お礼状の宛名を明記しておくのは大切なのです。

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インターンシップ担当者が複数いる場合の宛名

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インターンシップのお礼状は普通、社内でインターンシップを取り仕切っていた人物相手に投函します。しかし、宛名をどうするかわからなくなるのが、インターンシップ担当者が複数いたときです。責任者を宛名にするべきか、それとも実際に一番コミュニケーションをとっていた人物を宛名にするべきか、迷ってしまう就活生は多いでしょう。そんなときには複数の宛名を書いてしまうのも間違いではありません。または、「インターンシップご担当者さま一同」と一括りにしてしまうのもいいでしょう。ただし、「インターンシップ担当」だけでは、確実にお礼状が届くが不安なところです。可能なら担当者名まで書いておきたいところですし、加えて部署や役職まであると届きやすくなるでしょう。

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お礼を言いたい相手が複数いる場合の宛名

インターンシップでお世話になるのは担当者だけではありません。インターンシップを仕切るのは人事部や総務部であることが多いのですが、実際に配属される部署はまた別です。営業や企画など、インターンシップ中は配属先の社員から手厚く指導を受けるでしょう。また、仕事以外にも仲良くしてくれた社員、優しくしてくれた社員も現れる可能性があります。お礼状では、接点があった人全員に感謝を伝えたいところです。しかし、「会社の皆様」と宛名に書くと、お礼状が誤送される確率が出てきます。そこで、代表してインターンシップ担当者を宛名に書き、その下に「会社の皆様」と書いておきましょう。こうすると、複数の社員に感謝を伝えられます。

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複数の宛名を書くときの細かい注意点

宛名が複数になる際に気をつけたいのは、宛名の順番です。ビジネス文書において、名前が並ぶ順番は重要な意味を持ちます。多くの場合、役職が高い人ほど名前が上に書かれます。お礼状の宛名でも担当者の役職を考えて並べるように注意しましょう。また、「御中」という言葉の使い方も気をつけたいポイントです。「御中」は社会人でもつい使ってしまいがちですが、本来的には「会社の人なら誰でも読んでいい文書」に対して書かれる言葉です。そのため、お礼状のような宛名がはっきりしている文書には望ましくありません。お礼を述べているからにはマナー違反があっても不快になる人は少ないでしょうが、恥をかいてしまうのでしっかり決まりは守りましょう。

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インターンシップのお礼状はルールを守って書かないと不要な恥をかいてしまいます。事前に決まりごとをよく調べておきましょう。就活応援サイトのジョブコミットでは就活に必要な文章の予習ができるのでおすすめです。

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