インターンシップ後はお礼状やメールを送ろう!宛先、書き方などを徹底解説

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インターンシップが終わった後、お礼のための手紙やメールを送ることは就活生にとって必要な行為です。お世話になったらお礼を言うのがマナーですし、社員の人から返信があればより親交が深まることが期待できます。必ずしも就活を有利に進められるとは限りませんが、出しておいて損はないといえるでしょう。今回は、お礼状やメールの書き方、宛先、送るタイミングなどについて解説していきます。送り先に喜んでもらえる内容を目指しましょう。

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お礼状とメールの違いとは

インターンシップが終わった後、お礼を伝える手段としてはメールが多いのではないでしょうか。メールなら気軽に送れますし、比較的短時間で済むので効率です。ただ、より丁寧な印象を相手に与えたいのであれば、メールだけでなくお礼状も手段のひとつとして検討してみましょう。お礼状とは手紙を送ることを指します。手書きになりますので、メールよりも大幅に時間がかかります。当然、字は丁寧に書かなくてはならないので神経も使うでしょう。いろいろと手間がかかりますが、その苦労はきっと相手にも伝わります。お礼状を受け取って感動を覚える社員は決して少なくないはずです。

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人数が多い時どうする?お礼状、メールの宛先

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いざメールやお礼状を出そうと思っても、宛先をどのようにすれば良いのか迷ってしまう人も多いかもしれません。特に、お世話になった人が多い場合はどこまで記載するべきか判断が難しいところでしょう。宛先に名前を入れるのは最大5人ぐらいまでが無難です。それ以上になると、ごちゃごちゃした印象になる恐れがあります。名前を記載する際、役職者には様をつけないようにしましょう。〇〇課長様、といった表現は間違っています。名前を記載するのは5人ぐらいと言いましたが、メールの場合は関係者全員のアドレスを送信先にいれることを忘れないようにしてください。宛先はシンプルに「To:インターンシップの責任者」「Cc:社員の皆さま」という表現で問題ないでしょう。

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これでばっちり!お礼状、メールの書き方のポイント

お礼状、メールの書き方ですが、まずは「いつもお世話になっております、〇〇大学・〇〇部の〇〇です」など挨拶から入ります。その後、インターンシップに参加させてもらったお礼と続きます。ここまでの流れはほとんど決まっていますので、無理に変える必要はありません。本文ではインターンシップで得たものをできるだけ自分の言葉で書くようにしましょう。敬語が多少乱れてもかまいませんので、感動を素直に伝えることが大事です。「インターンシップで学んだことを自分の人生に活かしたい」という方向で書くと、文章がまとまりやすくなります。最後はお礼の繰り返しと今後の抱負で閉めるのがセオリーです。メールの場合は自分の署名を入れるのを忘れないようにしましょう。

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お礼状、メールは出すタイミングが命!

インターンシップのお礼状やメールはいつ頃出すのが良いのでしょうか。結論からいうと「早ければ早いほど良い」です。メールであれば24時間以内に送信するのが理想です。ビジネスの世界では迅速な返答ができる人が評価される傾向にあります。どれだけ遅くなるとしても、インターンシップが終了してから一週間以内が期日になるでしょう。お礼状の場合は、手紙を書いて封筒に入れて投函しなくてはならないので、社員の元にはすぐに届きません。お礼状を出すのであれば、メールよりも素早くアクションを起こす必要があります。完璧な手紙が完成したとしても出すのが遅いと相手はハードルを上げてしまいますので、評価され難くなることを覚えておきましょう。

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お礼はメールでOK!ただお礼状のインパクトも捨てがたい

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インターンシップ終了後、お礼状やメールの書き方で迷ったら今回紹介した内容を振り返ってみてください。出すのが遅くなるのはNGです。とにかくスピードが重要だと心得えましょう。メールのほうが無難かもしれませんが、手間のかかるお礼状をいち早く届けることができれば、相手の心をより動かすことができるのではないでしょうか。

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