説明会に参加した後、企業側にお礼メールを送るときの注意点

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会社説明会に参加した後、担当者宛てにお礼メールを送るべきか悩んでしまうものでしょう。普段なかなかメールを送る機会がないと、どういった内容で送ればいいのか迷ってしまう部分もあります。押さえておきたいポイントは、お礼メールは「ビジネスメール」だということです。過不足なく、さりげなくアピールするためのお礼メールの書き方について詳しく見ていきましょう。少し意識を向けるだけで、就職活動をスムーズに進めていけるはずです。

そもそも、お礼メールを送る理由

企業側にお礼メールを送る理由は、説明会を開いてくれたことに対する「感謝」の気持ちを表すことにあります。マナーとして、お世話になった人に対してお礼の気持ちを伝えるのは良いことであり、送られた相手も悪い気がするものではありません。ただ、テンプレート的な内容を送っても気持ちは伝わりませんし、長文で送るのも読み手のことを考えておらず失礼になってしまいます。また、お礼メールは儀礼的な意味合いもありますが、就活生にとっては自分をアピールする1つの手段でもあります。少しでも選考を有利に働かせるために、メールを送ることを意識してみましょう。メールというわずかなやりとりであっても、できるだけ企業側と接触する機会を多く作る姿勢は大切だといえます。

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読み手の立場になって、件名は簡潔に書く

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採用担当者は毎日のように多くのメールを受け取ります。そのため、お礼メールを送るときには適切な内容で送ることを意識しましょう。特に気をつけておきたいのが、メールのタイトルにあたる「件名」の部分です。メールを書くときにはつい、本文にばかり意識が傾いてしまいがちですが、受け手がメールを開くかどうかは件名で判断している部分も多いといえます。まずは自分が送るメールがどんな用件のものなのかを明らかにしましょう。「会社説明会のお礼」といった具合に手短に書き、所属する学校名と氏名を記載します。お礼メールといえどもビジネスメールですので、必要最小限の件名にすることが大切です。目立とうとして星マークや顔文字などを使わず、簡潔な件名になるように心がけましょう。

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本文の構成は5W1Hを意識することが肝心

次に本文の内容ですが、こちらも読み手のことを意識する必要があります。5W1H(いつ・どこで・誰が・何を・なぜ・どうなった)を的確に示すことを意識しましょう。名刺をもらっている場合には、会社名や担当者名に誤字脱字があってはいけません。「(株)」などと書いてしまうのではなく、「株式会社〇〇」と正式名称で書くようにしましょう。担当者の名前には肩書もしっかりと記載します。そして相手のことばかりではなく、自分の所属・氏名の記載も忘れてしまってはいけません。きちんと自分のことを名乗らなければ、メールの受け手の混乱を招いてしまいます。書き出しの部分では説明会に対する感謝の気持ちを示し、説明会の内容がどう役立ったのかを伝える内容にしましょう。また、読みやすくするために適度に改行を入れることも忘れないでください。

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企業側との「すれ違い」を避ける注意点

メールのやりとりで気をつけたい点は「すれ違い」をなくすことです。せっかく担当者から返信がきても、メールソフトの設定が甘く、メールが受信できないとすれ違いが生まれてしまいます。また相手方からメールが送られた時には、24時間以内に返信をするといったことも忘れないようにしましょう。初めのうちはメールでやりとりをすることを苦手に感じても、社会人になればメールのやりとりをする機会は多くなるので、この機会に基本を身につけておくことが大切です。メールの末尾には自分の所属・氏名・電話番号・メールアドレスなどを入れておきましょう。担当者が連絡を取ろうとしたときにいちいち確認しなくて済みます。読み手のことを常に意識したメールが良いメールの書き方だといえるでしょう。

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ビジネスの基本を学ぶ絶好の機会

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企業側にとっても説明会の参加者からお礼メールを受け取ることは、就活生の反応が分かって「励み」になるものです。ですので、どうしようか迷ったときほどお礼メールを送ってみてください。就活を通じて、ビジネスの基本を身につける絶好の機会だと考えてみましょう。

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