新卒者が陥りやすい就活のお礼メール

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就活を通じて押さえておきたいのが「お礼メール」です。OB・OG訪問など、わりとメールを送る機会は多いもの。また企業側はセミナーやインターンシップ、面接などに大きな労力と費用をかけているので、感謝の気持ちを文面で示すことは大切でしょう。ただ、ありきたりなテンプレートの文面を送っても、かえって採用担当者の心証を悪くしてしまうこともあります。きっちりとしたマナーを身につけて、印象に残るお礼メールを送るにはどうしたらいいかを見ていきましょう。

「お礼メール」を送る意味とその効果

そもそも、お礼メールを送る理由はなんでしょうか。就活を通じてお世話になった人たちに、感謝の気持ちを示すことにあります。といっても、ありきたりなテンプレートを使ったような文面や相手の状況を考えずに、やたらと長い文章を送ってしまうのは失礼になります。企業の人事部は毎日多くの面接をこなし、説明会を行っています。そうした相手にメールを送るということをまずは認識しておきましょう。
きちんとマナーを押さえたうえで念頭に置いておきたいのが、「少しでも、選考にプラス要因を与えること」です。お礼メールは単に儀礼的なものではなく、新卒の就活者が選考を突破するための1つの手段だと意識しておきましょう。他のライバルに差をつけて、見事採用を勝ち取ることにこそ、メールを送る意味があります。

タイトル(件名)は簡潔さを心がけること

お礼メールを送る際に、意外と見落としてしまいがちなのが、タイトル(件名)です。メールの本文にばかり意識が傾いてしまって、タイトルでミスをしてしまうのはもったいないでしょう。まずは、このメールが一体どんな用件のものなのかを簡潔に記す必要があります。「会社訪問のお礼」、「面接のお礼」など用件を手短にまとめ、所属する学校名と氏名を記載します。一見、地味な感じに見えますが、読み手が的確に情報を整理しやすいので、できるだけ必要最小限のタイトルにしましょう。企業の人事部ともなれば、日に何十・何百ものメールに目を通すため、メールの整理がしやすいようなタイトルをつけることが大切です。間違っても、星マークや顔文字などを使用して、目立とうとしてはいけません。

5W1Hを意識して、本文の構成を考える

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メールは常に相手が読むことを意識していなければなりません。「いつ(When)・どこで(Where)・誰が(Who)・何を(What)・なぜ(Why)・どのように(How)」といった5W1Hを踏まえた文章を書いていきましょう。漏れなく、情報を伝えることが良いメールを書く基本です。
特に書き出しの部分は、名刺を頂いているのなら、誤字脱字がないように気をつけましょう。「(株)」などと書いてしまうのではなく、「株式会社〇〇」と正式名称で書くのがマナーです。また、相手方の名称や役職を書いたら、自分の所属・氏名の記載も忘れないようにしましょう。読み手からすれば、メールが一体誰から送られてきたものか分からないと、混乱してしまうものです。きちんと名乗るところから意識してみてください。

読みやすい文章のポイントとなる「改行」

メールを書くときに心がけたいのが、適切な「改行」を入れることです。いくら内容が良くても、文章が詰まって見えてしまっては、読みづらい印象を与えてしまうでしょう。2行くらいを目安に改行を入れてみると、スッキリした文面になります。逆に、1行ごとに改行を入れてしまってはかえって読みづらくなってしまうので注意が必要です。
メールの最後には、自分の氏名や連絡先を記載しましょう。メールの最後に記すことで、名刺を渡している効果を発揮します。所属・氏名・電話番号・メールアドレスなどを入れておけば、担当者が何か連絡を取ろうとしたときに、スムーズに確認することができます。相手の立場を最後まで意識することが、良いメールを書くポイントです。

就活でのメールは、新卒者がビジネスマナーを意識する絶好の機会

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新卒者であれば、思うようにビジネスマナーを把握しきれない部分もあるでしょう。しかし、あまり遠慮ばかりをしてしまっても、もったいないといえます。きちんと就活のマナーを押さえておけば問題ないので、恐れずに行動してみましょう。企業に対して関心を持ってくれる新卒者の存在は、企業側にとっても励みになります。
メールのやりとりで気をつけたいポイントは、「すれ違い」をなくすことにあります。そのためには、メールソフトの設定を理解することや、相手方からメールが送られたときには24時間以内に返信をするといった習慣を身につけておくことが肝心です。社会人になれば、メールをやりとりする機会は多くなりますので、ぜひ就活をしている間に基本を身につけておきましょう。

 

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