インターンシップ時に覚えておきたい交通費請求の仕方(領収書・宛名)

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インターンシップでは、会社側から交通費が支払われる場合も多いでしょう。ただ、そうしたときに「どうやって請求すればいいのか」、「どのタイミングで請求するのが適切か」という部分で迷ってしまうこともあります。会社側にすぐに確認できれば、それがもっとも良い方法ですが、何らかの理由で連絡が取れない場面もあるでしょう。交通費の請求について迷ったときに、押さえておきたいポイントを見ていきます。事務的な面でマイナスの評価を受けないためにも、基本を身につけましょう。

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☆領収書をもらうのが基本だと踏まえておく

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金額の大小にかかわらず、「領収書」をきちんと受け取っておくことは大切です。自宅からどんな経路を使って、いつ、この金額で来社したという客観的な証拠になるのが領収書だといえます。会社側から特に伝えられていないからといって、自分の判断だけで行動してしまうと思いがけないところでマイナスの評価を受けてしまうこともあります。特に数字に関することは、曖昧な状態では信用を失ってしまう恐れもあるので、慎重な取り扱いが必要なのです。迷ったときには交通機関から、「必ず領収書をもらう」といったクセをこの機会に身につけるようにしましょう。領収書は基本的に受け取っておいて、後から困るものではないからです。会社側の担当者から領収書を求められたときに、慌ててしまわない姿勢が大切だといえます。

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☆「往復」の金額で請求するのが基本

一口に交通費といっても、請求するタイミングに迷ってしまうこともあるかもしれません。片道分ずつ請求するべきか迷ったときには、基本的に「往復で請求する」ことを覚えておきましょう。インターンシップで会社を訪れているのですから、当然終了してからは自宅に戻ります。行き帰りの交通費を請求するのは、何の問題もないのです。片道分ずつ交通費を請求しても、忘れてしまう可能性もありますし、何より会社側も事務が煩雑になってしまいます。お互いにとってメリットのある往復分での請求を心がけてみましょう。また、交通機関によっては先に往復分を購入しておくほうが、割引なども受けられます。わずかな金額だからと捉えるのではなく、無用な経費を使わないといった姿勢で臨むことが求められます。

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☆領収書の「宛名」は一体、誰宛にするべきか

領収書を受け取るときに必ずといっていいほど尋ねられるのが、「宛名」です。自分の名前がいいのか、会社名なのか、空欄でいいのかといった感じで迷ってしまうこともあるでしょう。基本的によく分からない場合には、「会社名」の宛名でもらうのが一般的です。ただ、そのときに気をつけたいのが、会社の正式名称で記入してもらうことです。但し書きの部分も、「インターンシップの交通費・氏名」などと記入してもらいましょう。電車などでは自動券売機で領収書が発行されますが、必要に応じて窓口などで宛名を記入してもらえます。タイミング的にすぐに記入してもらえなくても、後日しっかりと宛名を入れてもらったほうが無難です。会社の経理部は領収書をもとに計算をしているということを忘れないようにしましょう。

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☆郵送での請求時に心がけておきたい点

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会社側から、「後で郵送にて請求してほしい」と伝えられることもあるでしょう。そういった場合に悩んでしまうのが、どういった書式で送ればいいのかといった部分です。金額や経路を記載することはもちろんですが、「何か一筆添えたほうがいいのか」といったことも思い浮かぶでしょう。基本的には、簡潔に必要な情報を記載することを心がけます。「インターンシップ・交通費の請求」といったタイトルで、日付・経路・金額などを入れておきましょう。誰からの請求なのか一目で分かるように、自分の所属・氏名・連絡先などを書いておくことも大切です。書式ができたら、最後に捺印をして郵送しましょう。郵送した旨を担当者宛にメールしておくと、より丁寧です。

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☆交通費の精算をきっちり行って、評価を下げることを防ぐ

交通費の精算に不慣れである場合には、1にも2にも会社側に確認を取ることが大切です。「こんなことを聞いていいのか」と感じてしまうこともあるでしょうが、むしろ積極的に自分から質問をしてくる相手に対しては、会社側も好意的な印象を抱くものでもあります。分からないからといって、自分の判断だけで行動してしまうのは避けましょう。また、「周りの友人がこう言っていた」というのを鵜呑みにしてしまってもいけません。その友人が間違った方法を取っている場合もあるため、冷静な行動が必要になります。領収書をもらったりすることは、初めのうちは面倒に感じても、一度慣れてしまえば同じことの繰り返しでもあります。交通費の精算を通じて、ビジネスマナーをしっかりと身につけるつもりで取り組んでみましょう。

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