就活でおさえておきたいメールのマナーとは?

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就活では、面接の日時の調整など企業の採用担当者とメールのやり取りをすることも出てきます。メールは、友達とのやりとりとはまた違ってきますが、どんなことに気をつけたら良いのか、不安に思う就活生もいるでしょう。そこで今回は、就活に役立つメールのマナーをご紹介します。マナーがきちんと守れているかどうかで、人の印象は変わってきます。相手に好印象を与えるメールを打つためにも、ぜひ参考にしてみてください。

☆本文の書き出しには自分の名前をそえる

書き出しをどう始めたら良いのかと、迷う人もいるかもしれません。友人とのメールでは「明日会えないかな?」など、真っ先に用件を述べても問題ありませんが、就活のメールで同じことをすると失礼にあたります。「日時は◯日の○時からでよろしいでしょうか?」という確認メールはよく受け取るものですが、メールでは「面接日時につきまして承知致しました」と、相手への返事だけを書けば良いというものではありません。まず、メールでは「〇〇大学の〇〇と申します」と名前を述べてから、「面接日時の件でご連絡致しました」などと用件を述べるのがマナーです。焦っていると名前を書き忘れがちですので、必ず書き出しに名前が書かれているか確認してから、送信するようにしましょう。

☆「〜致します」などの敬語をおさえて書く

メールの本文では、敬語を用いて書くことがマナーです。尊敬語や謙譲語など、間違えてしまうとこれもまた失礼にあたりますので気をつけたいものです。「行く」の謙譲語「参ります」や「言います」の謙譲語「申します」は、本文でもよく使われる敬語です。メールでは、面接日程の調整などが行われることもしばしばです。お返事で「では○時に参ります」と書くことも出てくるでしょう。さらに気をつけたいのが、用件についてわかったというときです。目上の人に対してわかったというときには「承知しました」というのが適当です。「わかりました」「了解しました」というと少し軽い感じになりますので、メールでは「承知した」という表現を使うようにしましょう。

☆なるべく早く返事をする

返事が届いたら、なるべく早く返すようにしましょう。企業の人は仕事の時間を削って就活生とのやりとりをしています。仕事の時間は貴重なもので、売り上げに関わることも少なくありません。時間に対してどのようにとらえているかは、メールの返信時間でわかります。早く返信することで、早く仕事ができる、時間に無駄がないといった好印象を与えられます。逆に、返信が遅かったりなかったりすると、だらしなく思われかねません。予定がすぐに把握できないなどで返信が遅れるときは、「確認でき次第すぐにご連絡します。お返事に少しお時間をいただいてもよろしいでしょうか」など、相手に事情を知らせましょう。メールを受け取りっぱなしにするのではなく、会話のキャッチボールをすることが大切です。

☆メールを送信する時間に気をつける

メールを送信するのは、できるだけ日中の営業時間内が良いでしょう。たとえば、企業の休日が土日祝日の場合、土日祝日に送信してもスムーズにやりとりはできません。また、営業時間外に送ると採用担当者が退社している可能性もあり、メールのやりとりを滞らせてしまうことになります。営業時間外になってメールが送信されてくることは、採用担当者にしたらもどかしく感じられることでしょう。メールを送信する際には、相手が返信可能な時間帯を選んで送信することも、大切なポイントです。本文がいくらしっかりと書けていても、送る時間帯が好ましくないとマイナスイメージにもつながりかねません。適切な時間帯に送ることも、メールマナーのひとつなのです。

☆メールマナーを守って好印象な就活生になろう!

スーツ姿がどれだけキマっていても、敬語がきちんと使えていなかったり返事が遅かったりすると、メールのマナーを疑われてもおかしくありません。マナーをわきまえて「採用したらきちんと仕事してくれそうだな」と思われるような、書き方や送り方を心がけたいものですね。

 

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